Zásady zpracování osobních údajů

Obecná ustanovení

Zásady ochrany osobních údajů informují o tom, jak a pro jaké účely společnost Lautier & Partners s.r.o. získává, uchovává a dále zpracovává vaše osobní údaje v rámci své činnosti pojišťovacího zprostředkovatele. Osobní údaje, které zpracováváme, považujeme za důvěrné, zachováváme o nich mlčenlivost a klademe důraz na bezpečnost a dodržování zákonných pravidel jejich zpracování.

Zpracování osobních údajů je nezbytnou součástí a podmínkou pro distribuci pojištění (poskytování nebo zprostředkování pojištění). Distribuci pojištění provádíme s odbornou péčí a osobní údaje zpracováváme proto, abychom vám mohli na základě vašich požadavků, cílů a potřeb předložit návrh na sjednání pojištění a poskytnout doporučení. Dle ustanovení § 80 odst. 7 zákona č. 170/2018 Sb. o distribuci pojištění a zajištění ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon“) jsme povinni zpracovávat osobní údaje týkající se fyzických osob zúčastněných na vzniku a změnách jim distribuovaného pojištění, a to včetně jejich rodných čísel.

Účelem těchto zásad ochrany osobních údajů je:

- informovat vás o tom jak a proč shromažďujeme a zpracováváme vaše osobní údaje

- informovat vás o vašich právech a o tom jak tato práva můžete uplatňovat

- informovat vás jaká opatření jsme přijali k ochraně vašich osobních údajů a k uplatnění vašich práv

Osobními údaji jsou jakékoli informace týkající se fyzické osoby, tedy vás pokud jste fyzikou osobou, a/nebo vašich zaměstnanců, rodinných příslušníků či dalších fyzických osob pokud nám tyto údaje poskytnete. Do zvláštní kategorie označované jako citlivé osobní údaje patří např. údaje o zdravotním stavu.

Postavení společnosti Lautier & Partners s.r.o.

Společnost Lautier & Partners s.r.o. se sídlem náměstí Jiřího z Lobkovic 2311/16, Vinohrady, 130 00 Praha 3, IČ: 61461130, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl C, vložka 28364 (dále jen „Společnost“, „samostatný zprostředkovatel“, „správce údajů“ nebo „my“ ...) zpracovává vaše osobní údaje v souvislosti se zprostředkováním pojištění mezi vámi a pojistitelem/pojišťovnou a dalšími činnostmi, které souvisí s výkonem práv a povinností v souvislosti s pojistnou smlouvou včetně uplatňování práv z pojištění. Při zpracování osobních údajů můžeme být správcem nebo zpracovatelem osobních údajů.

Pokud oslovujeme zájemce o pojištění, provádíme přípravné práce směřující ke sjednání pojištění a předkládáme návrhy na sjednání pojištění, jsme obvykle v postavení správce osobních údajů.

Pokud provádíme zprostředkování pojištění jménem pojistitele či poskytujeme pomoc při správě pojištění a při uplatňování práv z pojištění jsme v postavení zpracovatele osobních údajů. Správcem osobních údajů je v těchto případech pojišťovna, pro kterou tuto činnost zajišťujeme a které vaše osobní údaje předáváme.

Kontaktní osoba pro ochranu osobních údajů

Společnost Lautier & Partners s.r.o. jmenovala kontaktní osobu pro ochranu osobních údajů:

Jméno kontaktní osoby: Lada Litzmanová

telefon: +420 778 081 848

email: litzmanova@lautier.cz

Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl, v souladu s  Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), článek 37, odst. 1, jmenován.

Účely zpracování osobních údajů

vaše osobní údaje zpracováváme při výkonu zprostředkování pojištění za účelem:

a) nabízení možnosti sjednat, změnit nebo ukončit pojištění včetně srovnávání pojištění

b) předkládání návrhů na sjednání, změnu nebo ukončení pojištění

c) provádění přípravných prací směřujících ke sjednání, změně nebo ukončení pojištění včetně poskytování doporučení vedoucího ke sjednání, změně nebo ukončení pojištění

d) sjednání nebo změně pojištění, pomoci při správě pojištění a při uplatňování práv z pojištění

e) plnění povinností, které nám ukládají právní předpisy v oblasti distribuce pojištění či předpisy týkající se identifikace a kontroly klienta dle zákona č.253/2008 Sb. o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu ve znění pozdějších předpisů

f) zasílání obchodních sdělení, jako např. informace o námi zprostředkovávaných nabídkách pojistných produktů či informace o námi pořádaných akcích (dále jen souhrnně „marketingové účely“), pokud jste nám poskytli souhlas s využitím vašich kontaktních údajů

k těmto účelům, nebo pokud jsme k takovému zasílání oprávněni dle platných právních předpisů

Z důvodu vašeho postavení zájemce o pojištění vás samotných a/nebo vašich zaměstnanců a/nebo vašich rodinných příslušníků potřebujeme znát osobní údaje, abychom mohli zprostředkovat pojištění a vykonávat činnosti dle výše uvedených bodů a) až e) ve vztahu k vám, vašim zaměstnancům, rodinným příslušníkům a/nebo třetím osobám jejichž osobní údaje nám poskytnete.

Udělení souhlasu ke zpracování osobních údajů pro marketingové účely dle bodu f) je zcela dobrovolné, není podmínkou pro poskytnutí našich zprostředkovatelských služeb a svůj souhlas s použitím vašich osobních údajů k marketingovým účelům můžete kdykoli odvolat.

Pojišťovací zprostředkovatel neprovádí automatizované rozhodování ani profilování, uvedené v čl. 22 odst. 1 a 4 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Právní základ zpracování

Dle ustanovení § 80 Zákona jsme v postavení pojišťovacího prostředkovatele při distribuci pojištění povinni zpracovávat osobní údaje týkající se fyzických osob zúčastněných na vzniku a změnách distribuovaného pojištění a to včetně rodných čísel. Tato povinnost platí, když ve vztahu k vám vystupujeme jako pojišťovací makléř, pojišťovací agent či jiný druh zprostředkovatele dle § 12 Zákona a zpracováváme vaše osobní údaje.

Příležitostně zpracováváme i osobní údaje vašich zaměstnanců, rodinných příslušníků a/nebo dalších fyzických osob, které jsme od vás získali a to, abychom vyhověli vašim požadavkům na zprostředkování pojistné smlouvy s pojišťovnou.

Osobní údaje zpracováváme za účelem a v rozsahu nezbytném pro zprostředkování, změnu nebo ukončení pojištění týkajícího se vás a těchto fyzických osob, jejichž osobní údaje nám poskytnete.

Osobní údaje také zpracováváme pro splnění dalších právních povinností nad rámec Zákona v souladu s příslušnými ustanoveními právních předpisů (např. kontaktní údaje pro účely fakturace, předpisy týkající se opatření proti tzv. praní špinavých peněz apod.), v souladu s příslušnými pravidly a pokyny vydanými ČNB a dále případně na základě našeho oprávněného zájmu jakožto správce údajů nebo oprávněného zájmu pojistitele (pojišťovny), který spočívá v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků nebo nároků pojistitele (pojišťovny). K takovému zpracování může docházet i po ukončení smlouvy mezi vámi a námi nebo mezi vámi a pojistitelem (pojišťovnou).

Rozsah zpracovávaných údajů, jejich zdroj a doba zpracování

Osobní údaje zpracováváme v rozsahu, který nám poskytnete prostřednictvím vyplněných dotazníků, sdělíte osobně, telefonicky nebo elektronicky podle typu pojištění, o jehož zprostředkování máte zájem a dále v rozsahu nutném k zajištění plnění z pojistných smluv nebo správy nároků z nich. Osobní údaje získáváme především přímo od vás a dále od osob, které ve váš prospěch uzavírají pojištění. Osobní údaje získáváme i od pojišťoven a dalších partnerů a osob, které nám poskytnou údaje související s vaším pojištěním nebo u kterých si tyto údaje ověřujeme. Jedná se zejména o následující údaje:

· identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum a místo narození, korespondenční adresa, adresa trvalého pobytu, státní občanství a stát narození, pohlaví, telefonní číslo, emailová adresa, pracovní pozice, plat, výška, hmotnost apod.

· údaje z průkazu totožnosti a z řidičského průkazu: číslo průkazu, datum a místo vydání, vydávající orgán, doba platnosti průkazu, datum a místo narození …

· údaje o zdravotním stavu a genetické údaje, zahrnující zejména vaše predispozice k různým chorobám a onemocněním, pokud máte zájem o pojištění, zajištění plnění z pojistných smluv či správy nároků z nich, pro které je nezbytné tyto údaje posoudit a pokud nám tyto údaje dobrovolně poskytnete

· údaje z kupní smlouvy, leasingové smlouvy, nájemní smlouvy, darovací smlouvy, smlouvy o úvěru, údaje z katastru nemovitostí, údaje o vaší nemovitosti a domácnosti (např. plochu nemovitosti, rok kolaudace nemovitosti, počet členů domácnosti), údaje z účetnictví, údaje o osobním majetku, o vašem automobilu (např. kopie technického průkazu, výbava a zabezpečení vozidla, ujeté km), údaje z pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti, dohody o provedení práce, pokud máte zájem o pojištění, zajištění plnění z pojistných smluv či správy nároků z nich, pro které je nezbytné tyto údaje posoudit a tyto údaje nám dobrovolně poskytnete.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelů uvedených výše v článku 4. Osobní údaje budeme zpracovávat minimálně po dobu trvání pojistné smlouvy a budeme je uchovávat do konce desátého kalendářního roku od jejího zániku nebo do konce desátého kalendářního roku od konce pojistné doby.

Pokud nedojde ke sjednání pojištění, budeme vaše osobní údaje uchovávat do konce druhého kalendářního roku od poslední komunikace s vámi.

V případě že již došlo k ukončení pojistné smlouvy, budeme dále vaše osobní údaje zpracovávat jen, pokud je to nezbytné ke splnění právní povinnosti po dobu určenou právními předpisy (účetnictví, předpisy proti tzv. praní špinavých peněz apod.) nebo pokud to po nás vyžadují nebo nás k tomu opravňují pravidla a pokyny ČNB (např. povinnost zajistit uchovávání dokumentace vyhotovené v souvislosti se zprostředkováním pojistných produktů za účelem prokázání vynaložení odborné péče a po dobu zohledňující promlčecí lhůty). Některé osobní údaje můžeme uchovávat na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v určení, ochraně a výkonu našich právních nároků a to po dobu trvání promlčecích lhůt, nároků vyplývajících nebo souvisejících s naší zprostředkovatelskou činností po dobu prodlouženou o 1 rok s ohledem na ochranu našich právních nároků. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení budeme osobní údaje zpracovávat v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takového řízení.

Pokud jste poskytli souhlas se zpracováním svých osobních údajů a tento souhlas odvoláte, ukončíme zpracování osobních údajů, pro které byl tento souhlas udělen. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování založeného na tomto souhlasu ani na zákonnost zpracování osobních údajů na základě jiných právních důvodů než je udělený souhlas (např. oprávněný zájem či splnění právní povinnosti).

Sdílení a předávání osobních údajů

osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují distribuci pojištění poskytováním nebo zprostředkováním pojištění nebo zajišťují některé služby související s distribucí pojištění a zajištění, administrativní a IT podporou a využíváním softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení správců nebo zpracovatelů osobních údajů.

Vaše osobní údaje tak můžeme poskytovat resp. je sdílet zejména s následujícími příjemci, kteří jsou v postavení zpracovatelů nebo správců:

- s partnerskými pojistiteli/pojišťovnami

- s likvidátory škodních událostí

- se státními orgány nebo jinými třetími osobami při plnění povinností dle právních předpisů nebo je-li to nezbytné pro uplatňování našich práv (např. ČNB, soudy, orgány činné v trestním řízení, správci daně a další)

- s dodavateli a servisem našich IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k vašim osobním údajům

- s vázanými zástupci a doplňkovými zprostředkovateli pojištění, včetně zprostředkovatelů mimo Evropskou unii, pokud budete chtít zprostředkovat pojištění s pojistitelem mimo Evropskou unii

- s externími právními zástupci, pokud je to nezbytně nutné pro uplatňování našich práv nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů

- s externí společností zajišťující zpracování našeho účetnictví

Vaše práva

pokud uplatníte jakékoliv své právo uvedené níže nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje v souladu s těmito Zásadami pro ochranu osobních údajů poskytnuty, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

Co můžete požadovat?

v souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup k vašim osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos vašich osobních údajů k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a právo požadovat omezení našeho zpracování.

· oprava vašich osobních údajů

podle platné první úpravy máte právo na opravu osobních údajů, které s námi sdílíte. Pokud chcete toto právo uplatnit, kontaktujte nás prostřednictvím kontaktní osoby pro ochranu osobních údajů na e-mailu litzmanova@lautier.cz

Přijímáme přiměřená opatření k tomu, aby vaše osobní údaje byly přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje.

· vymazání vašich osobních údajů

můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s žádostí o vymazání vašich osobních údajů, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud je již nepotřebujeme pro plnění smluvních a zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů popsaných výše.

· zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů

máte právo získat osobní údaje týkající se vaší osoby a osobní údaje, které jste nám poskytli. Pokud to budete požadovat, můžeme některé vaše osobní údaje zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a pokud bude technicky proveditelný.

· omezení zpracování

pokud nás požádáte o omezení zpracování vašich osobních údajů, omezíme zpracování vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo jiných důvodů předepsaných platnými právními předpisy.

· stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů

máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz

· právo odvolat souhlas

udělený souhlas se zpracováním některých osobních údajů, můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním. Pro tento účel kontaktujte prosím kontaktní osobu pro ochranu osobních údajů. V takovém případě vaše osobní údaje bezodkladně vymažeme.

· námitky proti zpracování

máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu. Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo další zpracování nebude nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků, nebudeme vaše osobní údaje dále zpracovávat.

V Hodoníně, dne 17.2.2025